取締役会の書面決議を行うための手続き

取締役会の書面決議
定款を定めることにより、決議事項につき取締役全員の書面等による同意があった場合、当該決議事項を可決する旨の取締役会の決議があったものとみなす制度です。
書面決議を利用することにより、取締役会を開催せずに、取締役会の決議事項を可決することができます。

 

 

取締役会の書面決議を行うための手続き

定款の定めがあること
取締役会の決議を省略して書面により決議を行うには、書面決議を行うことができる旨の定款の定めが必要になります。

会社法370条
取締役会設置会社は、取締役が取締役会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき取締役(当該事項について議決に加わることができるものに限る。)の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたとき(監査役設置会社にあっては、監査役が当該提案について異議を述べたときを除く。)は、当該提案を可決する旨の取締役会の決議があったものとみなす旨を定款で定めることができる。

 

【定款記載例】

第○条(取締役会の決議の省略)
当会社は取締役の全員が取締役会の決議事項について、書面または電磁的記録により同意したときは、当該決議事項を可決する旨の取締役会の決議があったものとみなす。ただし、監査役が異議を述べたときはこの限りではない。

 

提案につき取締役全員の書面等による同意があること
取締役が提案した決議事項につき、取締役全員が書面等により同意する必要があります。
なお、決議事項につき特別の利害関係のある取締役は、取締役会において決議に加わることができないので、特別の利害関係を有する取締役の同意は不要です。
また、特別の利害関係を有する取締役への提案書等の通知も不要と解されています。

 

書面決議は、取締役全員の書面による同意が必要ですので、一人でも反対する取締役がいるときは、当該提案を可決したものとはみなされません。
この場合、提案事項を可決したいときは、通常通り取締役会を開催して、提案事項につき決議する必要があります。(取締役会は出席取締役の過半数の賛成で可決することができる。)

 

決議があったものみなされる時期
最後の取締役の同意書が会社に到達したときと解されています。

 

監査役の異議がないこと
監査役会設置会社の場合、取締役が提案した取締役会の決議事項につき、監査役が異議を述べたときは、当該決議事項を可決する旨の取締役会の決議があったものとはみなされません。
異議を述べることができる監査役は監査役会設置会社の監査役であり、監査権限が会計に関するものに限定されている監査役(会計限定監査役)は異議を述べることができません。
(会計限定監査役を置く株式会社は、会社法上、監査役設置会社には該当しないため)

 

取締役会議事録を作成すること
取締役会の決議を省略して、書面により決議した場合でも、取締役会議事録を作成する必要があります。

会社法施行規則101条
4 次の各号に掲げる場合には、取締役会の議事録は、当該各号に定める事項を内容とするものとする。
一 法第三百七十条の規定により取締役会の決議があったものとみなされた場合 次に掲げる事項
イ 取締役会の決議があったものとみなされた事項の内容
ロ イの事項の提案をした取締役の氏名
ハ 取締役会の決議があったものとみなされた日
ニ 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

【取締役会議事録記載例】

取締役会議事録

 

1 取締役会の決議があったものとみなされた事項の内容
 当会社の代表取締役○○○○から代表取締役の辞任の申出があったため、後任として次の者を代表取締役に選定すること
  代表取締役 △△△△
2 1の事項の提案をした取締役の氏名
  取締役○○○○
3 取締役会の決議があったものとみなされた日
  令和○年○月○日
4 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名
  取締役△△△△

 

以上のとおり、取締役会の決議に加わることができる取締役の全員から書面による同意の意思表示があり、また、監査役が上記提案について異議を述べなかったので、会社法第370条及び定款第○条の規定により取締役会の決議があったものとみなされたので、この議事録を作成し、議事作成者である代表取締役△△△△は、これに記名押印する。

 

令和○年○月○日

 

株式会社○○
議事録作成者・代表取締役△△△△ 印

 

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